- Czym jest usługa doręczenia elektronicznego?
Adres do doręczeń elektronicznych to adres elektroniczny umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata. Służy do porozumiewania się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej, przede wszystkim z urzędami.
Usługa e-doręczeń umożliwia wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji online. Świadczyć ją będzie Poczta Polska S.A. jako dostawca publiczny oraz komercyjni dostawcy niepubliczni wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.
- Kiedy należy założyć adres do e-doręczeń?
Wniosek można złożyć w dowolnym momencie, jednak ustawa o doręczeniach elektronicznych określa terminy maksymalne, w których posługiwanie się adresem do e-doręczeń dla przedsiębiorców stanie się obowiązkowe.
Przedsiębiorcy wpisani do KRS
Posługiwanie się adresem do e-doręczeń dla przedsiębiorców wpisanych do KRS przed 10 grudnia 2023 r. stanie się obowiązkowe od 10 marca 2024 r. Oznacza to, że przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 10 grudnia 2023 r. muszą wpisać adres do e-eoręczeń do bazy adresów elektronicznych nie później niż 10 marca 2024 r.
Baza adresów elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez Ministra Cyfryzacji, w którym są adresy do e-doręczeń podmiotów publicznych oraz obywateli i przedsiębiorców.
Jeżeli jednak adres do doręczeń elektronicznych przedsiębiorcy wpisanego do KRS zostanie wpisany do bazy przed dniem 10 grudnia 2023 r., w dniu 10 grudnia 2023 r. informacja w przedmiocie tego adresu zostanie przekazana automatycznie z bazy adresów elektronicznych do KRS.
Z kolei przedsiębiorcy podlegający wpisowi do KRS, którzy powstaną od 10 grudnia 2023 r., będą mieli obowiązek we wniosku o wpis podmiotu do rejestru przedsiębiorców KRS wskazać imię i nazwisko administratora skrzynki doręczeń, jego adres poczty elektronicznej oraz numer PESEL (adres do e-doręczeń uzyskają automatycznie po otrzymaniu przez Ministra Cyfryzacji właściwych danych za pomocą systemu KRS).
Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG
Dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG adres do e-doręczeń stanie się obowiązkowy od 1 października 2026 r.
Jeżeli jednak przed dniem 5 lipca 2022 r. do bazy adresów elektronicznych zostały wpisane adresy do doręczeń elektronicznych podmiotów wpisanych do CEIDG, po dniu 5 lipca 2022 r. informacja w przedmiocie tych adresów powinna zostać przekazana automatycznie z bazy adresów elektronicznych do CEIDG.
Wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń stanie się obowiązkowym elementem:
– wniosku o wpis do CEIDG – od 1 stycznia 2024 r.;
– wniosku o zmianę wpisu w CEIDG – w okresie od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r.
- Jak założyć adres do e-doręczeń?
Założenie adresu do e-doręczeń dla przedsiębiorców obecnie możliwe jest na portalu biznes.gov.pl, tutaj, poprzez kliknięcie przycisku „Załatw online”.
W celu rozpoczęcia wypełniania, a następnie złożenia wniosku należy zalogować się profilem zaufanym albo e-dowodem. Po zalogowaniu należy przejść przez kreator wniosku, wskazując m.in. nazwę przedsiębiorcy, siedzibę, REGON, NIP, KRS. Przedsiębiorca wnioskujący o adres do e-doręczeń, wpisany do KRS, ma obowiązek wyznaczenia administratora skrzynki. We wniosku podaje jego imię i nazwisko, adres e-mail oraz numer PESEL.
Wniosek podpisują osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu lub pełnomocnik, który powinien legitymować się odpowiednim pełnomocnictwem umocowującym do złożenia wniosku (podpisanym elektronicznie).
Wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym osoby fizycznej uprawnionej do złożenia wniosku.
O utworzeniu adresu i skrzynki przedsiębiorca dowie się z wiadomości e-mail wysłanej na adres wskazany we wniosku. W wiadomości tej znajdować się będzie także instrukcja, jak aktywować adres. Aktywowanie adresu oznacza automatycznie pojawienie się go w bazie adresów elektronicznych.
- Skutki doręczenia elektronicznego
Podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych.
Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.
Wiadomość wysłana z adresu do doręczeń elektronicznych będzie mieć taki skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.
